Rechtliche Aufbewahrungspflichten sind ein Eckpfeiler des modernen Prozess- und Compliance-Managements. Wenn Unternehmen mit rechtlichen Schritten oder Ermittlungen rechnen, sind sie verpflichtet, potenziell relevante Daten aufzubewahren. Die Nichtbeachtung dieser Verpflichtung kann zu Sanktionen wegen Beweisvernichtung, Bußgeldern und dem Verlust der rechtlichen Glaubwürdigkeit führen.

Prism Discovery AG bietet eine robuste Lösung für das Management rechtlicher Aufbewahrungspflichten, die auf die Anforderungen des Schweizer und internationalen Rechts zugeschnitten ist. Unsere Plattform hilft Rechts- und Compliance-Teams dabei, Datenaufbewahrungsanordnungen in verteilten IT-Umgebungen transparent und präzise zu erlassen, zu verfolgen und durchzusetzen.

Die wichtigsten Herausforderungen, denen wir uns stellen:

• Inkonsistente oder verspätete Ausstellung von Legal-Hold-Mitteilungen
• Mangelnde Transparenz hinsichtlich der Compliance und Bestätigungen der Verwahrer
• Risiko der versehentlichen Löschung oder Änderung von aufbewahrten Daten
• Manuelle Nachverfolgung, die die Überprüfbarkeit und rechtliche Verteidigungsfähigkeit behindert
• Ausländische Rechtsrisiken aufgrund nicht lokalisierter Infrastruktur

Wie Prism Discovery diese Herausforderungen löst:

• Automatisierte Ausstellung von Aufbewahrungsfristen: Passen Sie verschlüsselte Benachrichtigungen an und senden Sie diese mit Lesebestätigung an Verwahrer.
• Zentralisiertes Dashboard: Überwachen Sie die Einhaltung von Vorschriften, verfolgen Sie den Status und verwalten Sie Ausnahmen an einem sicheren Ort.
• Integrierte Datensicherung: Setzen Sie Aufbewahrungsfristen auf Systemebene durch, um Manipulationen oder Löschungen zu verhindern.
• Überprüfbare Historie: Führen Sie vollständige Aufzeichnungen über jede Aktion für Aufsichtsbehörden oder Gerichte.
• Infrastruktur mit Sitz in der Schweiz: Halten Sie alle Prozesse in einer sicheren, rechtlich geschützten Umgebung.

Legal Holds sind nicht mehr nur eine rechtliche Formalität, sondern operative Risikokontrollen. Prism Discovery bietet Ihnen die rechtliche Präzision und Automatisierung, um sie ordnungsgemäß umzusetzen und ihre Wirksamkeit nachzuweisen.

Bewahren Sie Daten auf vertretbare Weise auf. Halten Sie Vorschriften zuverlässig ein.